Foto: eplas_Keine Werbung_Im August habe ich zum gleichen Thema berichtet, heute möchte ich über meine weiteren Erfahrungen mit dieser Unterweisungssoftware berichten. Mein Arbeitgeber hat mir seinerzeit die Aufgabe gestellt, eine Unterweisungssoftware zu beschaffen, vergleichbar einem e-learning Portal, mit der die gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen für mehrere hundert Mitarbeiter rechtskonform durchgeführt werden können. Durch alle Führungsebenen bis hin zum gewerblichen Mitarbeiter. Gerade für die gewerblichen Mitarbeiter gilt es, sich mit diesem Unterweisungstool vertraut zu machen, was auch gleichzeitig die größte Herausforderung darstellt, wenn man so ein Projekt ins Leben ruft. Denn nicht für jeden ist der Umgang mit einem Computer selbstverständlich!
Dieser Schritt war nötig, weil die herkömmlichen Unterweisungen pandemiebedingt zeitweilig ausfallen mussten, denn unnötige Kontakte und Menschenansammlungen waren nicht mehr möglich, teilweise sogar untersagt vom Gesetzgeber.
Mittlerweile habe ich das Software Tool mit allen notwendigen Daten füllen können, die so ein Programm benötgt, damit es funktioniert. Die Herausforderung bestand zunächst darin, alle notwendigen Unterweisungsdokumente festzulegen (PowerPoint Unterweisungen, Arbeits- und Betriebsanweisungen, etc.). Diese dann zu überarbeiten und auf den neusten Stand zu bringen. Anschließend musste jedes einzelne Dokument in das System eingeben bzw. hochgeladen werden. Das war eine reine Fleißarbeit! Teamarbeit war nur eingeschränkt möglich, die wichtigsten Akteure sind der betriebsinterne Administrator (das bin ich) und der externe Admin bei eplas. Die Zusammenarbeit hat bis jetzt richtig gut funktioniert!
Der nächste Step war dann der, das ich allen Mitarbeitern die für sie in Frage kommenden Unterweisungsthemen zuordnen musste, denn das Gieskannenprinzip funktioniert hier leider nicht. Ich konnte mich anhand unseres Organigramm orientieren, das war sehr hilfreich. Anhand des Organigrams konnte ich auch die Abteilungsstrukturen im System eplas abbilden und die verantwortlichen Führungskräfte festlegen, die dann später von eplas per Email an ihre Durchführungs- und Überwachungsfunktion errinnert werden. Auch die so wichtige Rückfragemöglichkeit von Teilnehmern der Unterweisungen erfolgt über diese Abeilungsstruktur. Die Rückfragemöglichkeit ist vorgeschrieben, falls Inhalte der Unterweisung nicht verstanden werden und der Teilnehmer dann an die zuständige Führungskraft sein Anliegen richten kann. Auf welchem Wege die Führungskraft dann antwortet, hängt vom Einzelfall ab. Entweder per Email oder Telefon, oder im direkten Gespräch von Person zu Person.
Nachdem ich eine Art Bedienungsanleitung für die Nutzung der Unterweisungssoftware geschrieben habe, konnten dann die ersten Mitarbeitergruppen festlegen und angesprechen, um die Unterweisungen zu starten. Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren durchweg positiv! Das war für mich ein gutes Zeichen! Fatal w#re es gewesen, wenn diese Unterweisungssoftware auf Ablehnung gestoßen wäre.
So konnte ich die Mitarbeitergruppen immer größer werden zu lassen, bis hin zu den gewerblichen Mitarbeitern aus Produktion und Logistik. Genau an dieser Stelle beginnt die nächste Herausforderung, über die ich dann in einem weiteren Beitrag berichten werde.
